初診日のカルテが廃棄されている場合の対処法

障害年金の請求において、初診日の証明は請求手続き全体の土台となる重要な要素です。しかし、「初診から年数が経ちすぎてカルテが残っていない」「受診した医療機関がすでに廃院している」といった事情から、初診日の証明書類を取得できずに悩まれている方は少なくありません。カルテがないからといって、必ずしも請求を断念しなければならないわけではありません。今回は、受診状況等証明書の取得が困難な場合に活用できる代替手段と、実務上の注意点について整理します。

1. 初診日の証明がなぜ重要なのか

障害年金を受給するためには、初診日を起点として保険料納付要件を満たしているかどうかが審査されます。また、障害認定日（原則として初診日から1年6か月を経過した日）を確定するためにも、初診日は欠かせない情報です。

初診日の証明には、原則として医療機関が作成する「受診状況等証明書」が用いられます。これは、初診を担当した医療機関が「いつ、どのような症状で受診したか」を記録に基づいて証明する書類です。しかし、医療機関にカルテ（診療録）の法定保存義務があるのは最終受診日から5年間とされており、それ以前に受診した場合は廃棄されているケースが多くあります。

2. カルテが廃棄・廃院のときにまず確認すること

受診状況等証明書が取得できないと判明した場合、すぐに諦めるのではなく、次の順序で代替資料の有無を確認することが実務上の基本的な進め方になります。

• 廃院した医療機関の承継先・閉院後の記録保管状況を調べる：廃院した場合でも、閉院後に記録を引き継いだ医療機関や、都道府県医師会・保健所などが書類を保管しているケースがあります。
• 初診日に近い時期の他の医療機関を探す：初診の医療機関から他院へ紹介状が出されていた場合、紹介先の医療機関に「紹介状の控え」や受診記録が残っている可能性があります。
• 自身が保有する記録を掘り起こす：診察券、お薬手帳、当時の医療費の領収書、医療費控除の申告書類なども初診日を推定する参考資料になります。
• 健康保険の給付記録を照会する：当時加入していた健康保険組合や協会けんぽに、医療費の支払い記録（レセプト情報）が保管されている場合があります。開示請求ができるかどうか、保存期間内かどうかを確認することが重要です。

これらの資料が一つでも得られれば、初診日の証明を補強する材料として活用できる可能性があります。

3. 「受診状況等証明書が添付できない申立書」の活用

代替資料を収集したうえで、日本年金機構に対して「受診状況等証明書が添付できない申立書」を提出する方法があります。これは、初診の医療機関からの証明書が得られない理由を申立人自身が説明し、収集した参考資料とあわせて提出する書類です。

申立書には、初診日が特定の日付であると考える根拠や、証明書の取得を試みた経緯を具体的かつ正確に記載する必要があります。内容が曖昧であったり、収集した資料との整合性がとれていない場合、審査で初診日が認められないことがあります。記載内容と添付資料のセットが審査の判断材料となるため、丁寧に準備することが求められます。

4. 第三者証明とはどのような手段か

初診日ごろの受診事実を直接知っている第三者から証言を得る「第三者証明」も、初診日を認めてもらうための手段のひとつです。日本年金機構が定める第三者証明の要件を満たす場合、審査において一定の証明力が認められることがあります。

第三者証明を提出できる人物は、原則として民法上の三親等以外の第三者で、かつ初診日ごろの受診の事実を直接的に知っている人物とされています。具体的には、以下のような方が想定されます。

• 受診に同行したことのある友人・知人
• 当時の職場の同僚や上司で、体調不良や受診の事実を知っていた人
• 当時担当していた医師・看護師・ケースワーカーなどの医療関係者（別の機関に在籍していた場合も含む）

なお、医療従事者など「医療・福祉等の専門家」に該当する第三者が証明する場合と、一般の知人が証明する場合とでは、審査における取り扱いが異なることがあります。また、第三者証明のみで初診日が認定されるケースは限られており、他の客観的資料と組み合わせることが重要です。

5. 審査で初診日が認められるための資料の揃え方

初診日のカルテがない状況で請求を進めるには、複数の資料を組み合わせて証明力を高めることが実務上の基本的な考え方になります。単一の資料では初診日の認定が難しくても、複数の資料が互いに整合していれば、審査機関が初診日を認める可能性が高まります。

当事務所では、以下のような観点で資料を収集・整理するよう心がけています。

• 初診日を示す客観的な記録（診察券・領収書・お薬手帳・レセプト開示記録など）
• 当時の日常生活や就労状況の変化を示す資料（職場の傷病欠勤記録・給付金の受給記録など）
• その後の受診歴から初診日を逆算できる医療機関の記録
• 第三者証明書（要件を満たす人物が複数いれば複数取得することが望ましい場合もあります）

大切なのは、それぞれの資料が「この日が初診日である」という一貫したストーリーを形成するように整理することです。資料の数が多ければよいというわけではなく、内容の整合性が審査の鍵を握ります。

6. 初診日証明に困ったときに専門家を頼る意義

初診日の証明に関する問題は、障害年金請求の中でも特に判断の難しい領域のひとつです。どのような資料が有効か、どのような記載が審査に耐えられるかは、個々の状況によって異なります。ご自身で対応しようとしても、必要な資料の種類や取得先の目星がつかないまま時間だけが経過してしまうケースも珍しくありません。

また、初診日が誤って認定されると、保険料納付要件を満たさない期間が初診日として確定し、受給資格そのものが認められないという深刻な結果につながることがあります。慎重に対応が必要な問題です。

当事務所では、カルテの廃棄や廃院など、初診日証明が困難なケースについても、資料収集の段階からご相談をお受けしています。一つひとつの事情を丁寧に確認したうえで、実現可能な対応策をご提案するよう努めています。初診日の証明に不安を抱えている方は、早めにご相談いただくことをお勧めします。